Privacyverklaring TM Travel & Medical

Laatst bijgewerkt: 1 februari 2026

1. Inleiding

TM Travel & Medical hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en medische gegevens. Wij verwerken uw gegevens zorgvuldig en vertrouwelijk en houden ons daarbij aan de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG (UAVG) en de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).

In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe wij uw gegevens beveiligen, hoelang wij deze bewaren en welke rechten u heeft.

Deze verklaring is van toepassing op cliënten van TM Travel & Medical, personen die een afspraak maken, bezoekers van onze website en personen die op een andere manier contact met ons opnemen.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens?

TM Travel & Medical is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Contactgegevens

TM Travel & Medical
Website: https://tm-travel.nl/
E-mail: info@tm-travel.nl
Telefoon: 070-204 2012

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via bovenstaande contactgegevens.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de diensten die u bij ons afneemt en de wijze waarop u contact met ons heeft, kunnen wij de volgende gegevens verwerken.

Identificatie- en contactgegevens

• Naam en voornamen
• Geboortedatum en, indien noodzakelijk, andere identificatiegegevens
• Adres, postcode en woonplaats
• Telefoonnummer en e-mailadres

Afspraak- en reisgegevens

• Datum, tijd en type afspraak
• Bestemming, reisdata, reisdoel en relevante reisomstandigheden
• Gegevens over reisgenoten, accommodatie en geplande activiteiten, voor zover relevant voor het reisadvies
• Correspondentie over uw afspraak en behandeling

Medische gegevens

• Medische voorgeschiedenis en relevante gezondheidsinformatie
• Eerdere vaccinaties en relevante vaccinatiegegevens
• Medicatie, allergieën, contra-indicaties en andere gegevens die van belang zijn voor een veilige vaccinatie of een passend medisch advies
• Gegeven reisadviezen, voorgeschreven medicatie en toegediende vaccinaties
• Naam, batchnummer en vervaldatum van toegediende vaccins, voor zover van toepassing
• Relevante bevindingen, adviezen en bijzonderheden tijdens het consult

Financiële en administratieve gegevens

• Gegevens over geleverde diensten en uitgegeven facturen
• Betalingsstatus en betaalgegevens die noodzakelijk zijn voor de financiële administratie
• Correspondentie over betalingen en facturen

Website- en communicatiegegevens

• Gegevens die u zelf invult in online formulieren
• Technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website

Wij verwerken niet meer gegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.

4. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het aanmaken, beheren en bevestigen van afspraken.
• Het voorbereiden en uitvoeren van reisconsulten en vaccinaties.
• Het beoordelen van uw medische geschiktheid voor vaccinatie en het geven van passend medisch advies.
• Het bijhouden van een medisch dossier en het waarborgen van de continuïteit en kwaliteit van de zorg.
• Het registreren van toegediende vaccinaties, waaronder de relevante product- en batchgegevens.
• Het voorschrijven van medicatie wanneer dat medisch aangewezen is.
• Het afhandelen van betalingen en het voldoen aan administratieve en fiscale verplichtingen.
• Het beantwoorden van vragen en het onderhouden van noodzakelijke communicatie met u.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen en het behandelen van klachten of juridische geschillen.
• Het beveiligen, onderhouden en verbeteren van onze dienstverlening en website, voor zover daarvoor een passende grondslag bestaat.

5. Op welke grondslagen verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van het doel gaat het onder meer om:

• Het verlenen van zorg: verwerking die noodzakelijk is voor het aangaan en uitvoeren van de geneeskundige behandelingsovereenkomst en voor goede hulpverlening.
• Wettelijke verplichtingen: bijvoorbeeld het bijhouden van een medisch dossier en het voldoen aan fiscale administratieverplichtingen.
• Uitvoering van afspraken en dienstverlening: het plannen en beheren van afspraken en het afhandelen van de bijbehorende administratie.
• Gerechtvaardigde belangen: bijvoorbeeld het beveiligen van onze systemen en het behandelen van juridische geschillen, voor zover uw rechten en belangen niet zwaarder wegen.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en genieten extra bescherming. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend wanneer daarvoor een toepasselijke wettelijke uitzondering bestaat, bijvoorbeeld in het kader van het verlenen van gezondheidszorg.

Waar de wet dit toestaat, baseren wij de verwerking van medische gegevens op de toepasselijke wettelijke bepalingen voor zorgverlening. Toestemming is daarom niet automatisch de grondslag voor iedere verwerking van medische gegevens.

Wanneer toestemming wél de toepasselijke grondslag is, kunt u deze intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht en laat verwerkingen die op een andere geldige grondslag berusten onverlet.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet zonder geldige grondslag aan derden.

Wanneer dat noodzakelijk is voor de zorgverlening of wettelijk verplicht is, kunnen gegevens worden gedeeld met bijvoorbeeld:

• Een andere zorgverlener of apotheek die betrokken is bij uw behandeling, voor zover dit is toegestaan en aan de toepasselijke voorwaarden is voldaan.
• Bevoegde overheidsinstanties wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.
• Administratieve of financiële dienstverleners voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
• Leveranciers van systemen die wij gebruiken voor afsprakenbeheer, medische dossierregistratie, websitebeheer en andere noodzakelijke bedrijfsprocessen.

Wanneer een externe partij persoonsgegevens namens ons verwerkt, maken wij waar wettelijk vereist afspraken over de verwerking, vertrouwelijkheid en beveiliging van die gegevens.

Wij verstrekken medische gegevens niet aan uw werkgever zonder een geldige wettelijke grondslag of, waar vereist, uw toestemming. Bij vaccinaties die via een werkgever worden georganiseerd, kan de werkgever bijvoorbeeld geaggregeerde, geanonimiseerde aantallen ontvangen. Individuele medische gegevens en vaccinatieregistraties worden niet met de werkgever gedeeld.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden.

7. Opslag en beveiliging van uw gegevens

Medische gegevens worden vastgelegd in MijnDiAd, het medische informatiesysteem dat wij voor onze praktijk gebruiken.

MijnDiAd vermeldt te beschikken over certificeringen voor ISO 27001 en NEN 7510. Volgens MijnDiAd wordt het informatiebeveiligingsmanagementsysteem periodiek door een onafhankelijke partij gecontroleerd. Meer informatie over de beveiliging van MijnDiAd is beschikbaar via https://mijndiad.nl/.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde verstrekking en andere vormen van onrechtmatige verwerking. Daarbij houden wij rekening met de aard en gevoeligheid van de gegevens.

Toegang tot medische gegevens is beperkt tot personen die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben en daartoe bevoegd zijn. Op medische gegevens is bovendien de toepasselijke geheimhoudingsplicht van toepassing.

Geen enkel systeem kan absolute veiligheid garanderen. Mocht zich een datalek voordoen, dan handelen wij overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen, waaronder de verplichting om een datalek waar nodig te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de betrokken personen.

8. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, met inachtneming van wettelijke bewaarplichten.

Medische dossiers

Medische dossiers worden in beginsel ten minste 20 jaar bewaard vanaf het tijdstip waarop de laatste wijziging in het dossier heeft plaatsgevonden, overeenkomstig de WGBO. Een dossier kan langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor goede hulpverlening of wanneer een andere wettelijke grondslag daarvoor bestaat.

U kunt een verzoek indienen om uw medische gegevens eerder te laten vernietigen. Wij beoordelen zo’n verzoek aan de hand van de toepasselijke wetgeving. Een verzoek kan worden geweigerd wanneer een wettelijke bewaarplicht of een andere wettelijke uitzondering daaraan in de weg staat.

Financiële en fiscale administratie

Gegevens die onderdeel uitmaken van de fiscale administratie worden bewaard gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn. Voor de meeste basisgegevens van de bedrijfsadministratie geldt een termijn van 7 jaar. Voor bepaalde gegevens kunnen andere termijnen gelden.

Afspraakgegevens en overige administratieve gegevens

Gegevens die niet onder een specifieke wettelijke bewaarplicht vallen, worden bewaard zolang dat noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Daarbij houden wij rekening met eventuele wettelijke verplichtingen, de noodzaak om vragen of klachten af te handelen en de mogelijkheid om juridische aanspraken te behandelen.

Wanneer gegevens niet meer nodig zijn en er geen wettelijke bewaarplicht of andere geldige reden voor verdere bewaring bestaat, worden zij verwijderd of, waar passend, onomkeerbaar geanonimiseerd.

9. Uw privacyrechten

U heeft op grond van de AVG verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Afhankelijk van de omstandigheden kunt u:

• Uw persoonsgegevens inzien.
• Onjuiste gegevens laten corrigeren of onvolledige gegevens laten aanvullen.
• Verzoeken om gegevens te verwijderen.
• Verzoeken om de verwerking tijdelijk te beperken.
• Bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.
• Verzoeken om overdracht van gegevens, wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is.
• Uw toestemming intrekken wanneer de verwerking op toestemming berust.
• Deze rechten zijn niet onbeperkt. Zo kunnen wettelijke bewaarplichten, de rechten van anderen of andere wettelijke uitzonderingen betekenen dat wij niet aan ieder verzoek volledig kunnen voldoen.

U kunt een verzoek indienen via info@tm-travel.nl. Om uw identiteit te beschermen, kunnen wij u vragen deze op passende wijze te bevestigen. Wij gebruiken daarvoor niet meer identificatiegegevens dan noodzakelijk.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek. Wanneer een verzoek complex is of wanneer u meerdere verzoeken indient, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd. U wordt hierover dan geïnformeerd.

10. Klachten

Heeft u vragen of klachten over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken? Neem dan eerst contact met ons op via info@tm-travel.nl. Wij proberen uw vraag of klacht zorgvuldig te behandelen.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de bescherming van persoonsgegevens.

Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, de gebruikte systemen of de toepasselijke wetgeving verandert.

De meest recente versie wordt gepubliceerd op onze website. Bovenaan de verklaring staat de datum waarop deze voor het laatst is bijgewerkt.

12. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring, wilt u gebruikmaken van uw privacyrechten of wilt u meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens?

Neem dan contact op met:

TM Travel & Medical
E-mail: info@tm-travel.nl
Telefoon: 070-204 2012
Website: https://tm-travel.nl/